AVG Management Systeem · Organisatiebeheer

Relatiebeheer

Uw relaties in beeld brengen is een belangrijk onderdeel van uw verwerkingsregister. U moet immers kunnen aantonen waar persoonsgegevens heen gaan en dat is ook nodig voor het automatisch genereren van verwerkersovereenkomsten met deze partijen.

Relatietype

Elke relatie krijgt een type, gebaseerd op de rol die de partij speelt bij het verwerken van persoonsgegevens. Dit type bepaalt mede welke verplichtingen en documenten van toepassing zijn.

BetrokkeneSub-verwerkerVerwerkingsverantwoordelijkeGezamenlijke verwerkingsverantwoordelijkeVerwerkerOntvangerFabrikantLeverancierOverig

Delen binnen een concern

Maakt uw organisatie deel uit van een concern met meerdere entiteiten? Dan kunt u relaties delen tussen de verschillende onderdelen, zodat u dezelfde relatie-informatie niet dubbel hoeft vast te leggen.

Relaties delen tussen concern-entiteiten

Hoe het delen van relaties tussen entiteiten binnen een concern precies werkt, stelt u in bij Concernbeheer.

Wat kunt u per relatie vastleggen?

Bij elke relatie legt u een compleet beeld vast, van adresgegevens tot gekoppelde contactpersonen.

De bedrijven die u in het systeem als voorbeeld ziet, dienen uitsluitend ter illustratie.

Adresgegevens

Vestigingsadres en overige adresgegevens van de relatie.

Notities

Aantekeningen en context die relevant zijn voor deze relatie.

Bestanden

Zoals contracten en andere documenten die bij de relatie horen.

Verwerkingen

De verwerkingen uit uw verwerkingsregister waar deze relatie bij betrokken is.

Infrasystemen

De infrastructuur en systemen die door of voor deze relatie worden gebruikt.

Contactpersonen

De personen bij deze relatie die u kunt betrekken bij overeenkomsten.

Gekoppeld aan andere features

Een relatie staat niet op zichzelf. Deze drie punten laten zien waar u verder terechtkunt.

Contactpersonen en verwerkersovereen-komsten

De contactpersonen van een relatie zijn met name van belang voor het genereren van verwerkersovereenkomsten.

Ondertekend door tekeningsbevoegde contactpersonen
Een verwerkersovereenkomst sluit u met de tekeningsbevoegde contactpersoon van uw eigen organisatie én met die van de relatie. Wie tekeningsbevoegd is, stelt u in bij Contactpersonenmanagement.

Audits bij deze relatie

AVG Management systeem

Bij relaties die als verwerker of sub-verwerker optreden, wilt u kunnen aantonen dat zij hun zaken op orde hebben.

Third party audits koppelen aan een relatie
Uitgevoerde en geplande audits bij deze relatie legt u vast en beheert u via de feature (Third party) Audits, onderdeel van Informatiebeveiliging.

In welke infrasystemen zit deze relatie?

Naast dat u infrasystemen aan een relatie koppelt, ziet u ook in één oogopslag in welke infrasystemen deze relatie een rol speelt, bijvoorbeeld als leverancier of beheerder.

Overzicht via Asset management
Het volledige overzicht van infrasystemen en assets, inclusief welke relaties daarbij betrokken zijn, vindt u terug in Asset management, onderdeel van Informatiebeveiliging.

Heeft u al een overeenkomst?

Niet elke verwerkersovereenkomst hoeft automatisch gegenereerd te worden.

Heeft u al een verwerkersovereenkomst met een relatie? Upload deze en koppel hem direct aan de betreffende relatie, zodat alles overzichtelijk bij elkaar staat.

Zo ziet een relatie eruit

Een screenshot van een relatieoverzicht: Organisatie, naam, telefoonnummer, e-mail, delen in een concern in één overzicht.

Een relatie binnen het AVG Management Systeem, met alle gekoppelde informatie.

Verder in het AVG Management Systeem

Bekijk de module Organisatiebeheer of neem contact met ons op.