AVG Management Systeem · Organisatiebeheer

Contactpersonenmanagement

Leg vast wie waarvoor verantwoordelijk is op het gebied van verwerkingen en privacy. Zo krijgt u en uw collega’s in één oogopslag inzicht in de betrokken verantwoordelijken, en kunt u het opvragen van informatie en het invullen van gegevens eenvoudig delegeren.

Contactpersoon in detail

Elke contactpersoon opent in een detailweergave met tabbladen. Zo ziet u in één scherm niet alleen de gegevens, maar ook alles waar deze persoon binnen het AVG Management Systeem aan gekoppeld is.

CONTACT

INFRA SYSTEEM

INFORMATIESYSTEMEN

BEDRIJFSPROCES

TASKS

Basisgegevens, rol en interne functienaam van de contactpersoon.

Infrastructuur waar deze persoon verantwoordelijk voor is of toegang toe heeft.

Applicaties en systemen die aan deze contactpersoon gekoppeld zijn.

Processen waarin deze persoon een rol of verantwoordelijkheid heeft.

Openstaande taken en acties die aan deze persoon zijn toegewezen.

Rol versus interne functienaam

De tool werkt volgens een rolgebaseerde workflow. Daarom maakt u bij elke contactpersoon onderscheid tussen twee velden:

Rol

Stuurt de workflow aan

Een vaste, vooraf gedefinieerde rol die bepaalt welke taken, meldingen en bevoegdheden iemand binnen de tool krijgt.

Bijv. Privacy Officer — kies uit de vaste rollenlijst

Interne functienaam

Vult u zelf in

Een vrij invulbaar tekstveld met de functietitel zoals collega’s die buiten de tool kennen, zodat contactpersonen elkaar herkennen.

Bijv. Manager Bedrijfsvoering — vrij invulveld

Zo ziet het overzicht eruit

Een screenshot van het contactpersonenoverzicht: alle contactpersonen met hun rol, interne functienaam, organisatie en tekeningsbevoegdheid in één lijst.

Beschikbare rollen

Klik op een rol voor een korte uitleg van de verantwoordelijkheden.

Chief Information Officer (CIO)+

Adviseert de directie over strategische keuzes rond de informatica-infrastructuur en vertaalt deze naar actieplannen, waarvan de voortgang wordt bewaakt.

ICT Manager+

Stuurt de ICT-medewerkers aan en vertaalt tussen business en IT. Vooral gericht op kortetermijnoplossingen, zoals de helpdesk en nieuwe ICT-infrastructuur.

Chief Information Security Officer (CISO)+

Senior bestuurslid, verantwoordelijk voor beleidsdocumenten rond informatiebeveiliging, zoals het disaster-recovery- en business-continuityplan.

Privacy Officer+

Vervult een adviserende rol vergelijkbaar met de FG, maar rapporteert niet aan de Autoriteit Persoonsgegevens, staat niet openbaar geregistreerd en heeft geen wettelijke ontslagbescherming. Hoeft niet onafhankelijk te zijn en beschikt over expertise in privacywetgeving en praktische gegevensbescherming.

Privacy Bewaker+

Ziet toe op naleving van privacywet- en regelgeving en rapporteert aan de Privacy Officer of FG. Handig bij meerdere vestigingen: per vestiging kan één of meer privacy bewakers worden aangesteld.

Compliance Officer+

Ziet erop toe dat alle bedrijfsprocessen voldoen aan de geldende wet- en regelgeving — breder dan alleen de AVG — en is verantwoordelijk voor naleving van alle relevante branchewetgeving.

Directie+

Eindverantwoordelijk voor de organisatie als geheel, inclusief de strategische keuzes rond privacy en gegevensbescherming.

Functionaris Gegevensbescherming (FG) / Data Protection Officer+

Toezichthouder met adviserende rol die rapporteert aan de Autoriteit Persoonsgegevens en wettelijke ontslagbescherming geniet. Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens moet een FG beschikken over:

Kennis van nationale en Europese privacywet- en regelgeving
Begrip van de gegevensverwerkingen binnen de organisatie
Begrip van IT en informatiebeveiliging
Kennis van de organisatie en de sector
Vaardigheid om een cultuur van gegevensbescherming te ontwikkelen

Het vereiste kennisniveau hangt af van de aard en omvang van de gegevensverwerkingen: hoe meer gevoelige gegevens, hoe meer expertise en ondersteuning nodig is.

Proceseigenaar+

Verantwoordelijk voor een specifiek proces, bepaalt hiervoor de doelstelling en middelen, en is aanspreekpunt voor iedereen die binnen dat proces verwerkingen uitvoert.

Overig+

Voor contactpersonen die geen van de bovenstaande rollen vervullen, maar wel relevant zijn om vast te leggen.

Tekeningsbevoegdheid

Een aparte eigenschap die u per contactpersoon kunt instellen, los van de rol.

Markeer contactpersonen als tekeningsbevoegd

Contactpersonen die u als tekeningsbevoegd markeert, kunnen op computer of mobiele telefoon digitaal ondertekenen bij het automatisch aanmaken van een verwerkersovereenkomst — zonder tussenkomst van papier of losse handtekeningprocedures.

Verder in het AVG Management Systeem

Bekijk de module Organisatiebeheer of neem contact met ons op.