Bewaartermijnmanagement met selectielijsten
Persoonsgegevens mag u niet langer bewaren dan nodig. Per persoonsgegeven binnen een verwerking legt u vast welke wet de bewaartermijn bepaalt en hoe lang deze geldt — met een vaste selectielijst voor gemeenten en andere instellingen, of een zelf toegevoegde wet.
Waar stelt u de bewaartermijn in?
De bewaartermijn stelt u niet in voor de hele verwerking, maar per specifiek soort persoonsgegeven. Dit doet u op het tabblad "Persoonsgegevens" binnen een verwerking.
Persoonsgegevens selecteren
Bij "Soort normale persoonsgegevens" en "Soort gevoelige persoonsgegevens" vinkt u aan welke gegevens van toepassing zijn, zoals Adres, Naam of Woonplaats. Staat een gegeven er niet tussen? Dan voegt u deze zelf toe via "Toevoegen nieuwe".
Bewaartermijn per persoonsgegeven
Via "Tonen" opent u de details van een specifiek persoonsgegeven, bijvoorbeeld 'Adres'. Hier legt u onder andere vast:
Welke wet bepaalt de bewaartermijn
De wet die voor dit persoonsgegeven de bewaartermijn vastlegt.
Wat de bewaartermijn is
Bijv. een vaste periode, of "tot na intrekken toestemming".
Overige context
Gegevensbron, betrokkenen, grondslag en of gegevens geraadpleegd of gemuteerd worden.
Selectielijst van bewaarwetten
De wet die de bewaartermijn bepaalt, kiest u uit een vaste selectielijst met bewaarwetten. Dit is met name van toepassing bij gemeenten en andere (overheids)instellingen die verplicht zijn een selectielijst te hanteren.
Werkt uw organisatie met een verplichte selectielijst?
Wij denken graag met u mee over de juiste inrichting voor uw gemeente of instelling.
Staat uw wet er niet tussen?
Via het tabblad "Aangepast" voegt u zelf een wet toe die niet in de standaard selectielijst staat, met naam van de wet, land en bewaartermijn.
Een selectielijst importeren via CSV
Een selectielijst — bijvoorbeeld de gemeentelijke selectielijst — wordt via de backend als CSV-bestand ingeladen in het systeem. Vanuit het verwerkingenoverzicht gebruikt u vervolgens de knop "Importeren" om een verwerking te importeren vanuit die al ingeladen selectielijst. Op tabblad "Algemeen" kiest u welke categorie u wilt overnemen, en op tabblad "Uitzonderingen verbod" welke attributen daarbij horen (zoals DSP ID, BDI, eigenaar en verwerkingsverantwoordelijke). Na het indienen verschijnt de nieuwe verwerking automatisch in het overzicht, vooringevuld en klaar om verder aan te vullen.
Onderdeel van het verwerkingsregister
Bewaartermijnen horen bij een verwerking
De bewaartermijnen die u hier per persoonsgegeven vastlegt, maken onderdeel uit van de verwerking waar ze bij horen — te vinden en te beheren via Verwerkingsregisters.
Naar VerwerkingsregistersVragen over bewaartermijnen of selectielijsten?
Neem gerust contact met ons op — we denken graag met u mee, of bekijk eerst de module Privacymanagement.